Gửi hàng tận tay sang Nhật có khó không? Hướng dẫn chi tiết từ A đến Z

Giới thiệu

Nhật Bản là một trong những thị trường nhập khẩu hàng hóa lớn và có nhiều tiềm năng đối với cả cá nhân và doanh nghiệp Việt Nam. Tuy nhiên, việc gửi hàng tận tay sang Nhật có thực sự dễ dàng? Đây là câu hỏi được rất nhiều người quan tâm, nhất là những ai lần đầu tiên làm thủ tục gửi hàng đi nước ngoài.

Gửi hàng tận tay sang Nhật nghĩa là hàng hóa sẽ được vận chuyển trực tiếp đến địa chỉ của người nhận tại Nhật Bản thay vì giao tại cảng biển hay sân bay rồi người nhận tự đến lấy. Điều này giúp tiết kiệm thời gian, đơn giản hóa quá trình nhận hàng, nhưng đồng thời cũng đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ càng về thủ tục, đóng gói, cũng như lựa chọn đơn vị vận chuyển uy tín.

Bài viết dưới đây sẽ cung cấp cho bạn một cái nhìn toàn diện, chi tiết nhất về việc gửi hàng tận tay sang Nhật, giải đáp các thắc mắc thường gặp và hướng dẫn bạn từng bước để gửi hàng thành công.

1. Gửi hàng tận tay sang Nhật là gì? Vì sao nên chọn hình thức này?

Gửi hàng tận tay là dịch vụ vận chuyển hàng hóa, quà tặng, tài liệu… trực tiếp đến tận địa chỉ người nhận cuối cùng ở Nhật Bản. Hình thức này rất phù hợp với:

• Gửi quà tặng, quà sinh nhật, quà Tết cho người thân tại Nhật.
• Gửi hàng mẫu, hàng hóa thương mại cho khách hàng hoặc đối tác kinh doanh.
• Gửi tài liệu, thiết bị nhỏ, đồ dùng cá nhân cần đảm bảo nhanh và an toàn.

Ưu điểm

• Tiện lợi, người nhận không phải đến cảng hay sân bay để nhận hàng.
• Giảm thiểu rủi ro mất mát, thất lạc hàng hóa.
• Thời gian giao hàng nhanh chóng, rõ ràng với hệ thống tracking theo dõi đơn hàng.
• Dịch vụ hỗ trợ làm thủ tục hải quan trọn gói, giảm bớt gánh nặng cho người gửi.

2. Những khó khăn và thách thức khi gửi hàng tận tay sang Nhật

2.1. Quy định nhập khẩu nghiêm ngặt

Nhật Bản kiểm soát rất chặt chẽ các mặt hàng nhập khẩu để đảm bảo an toàn, chất lượng, phù hợp với tiêu chuẩn môi trường và sức khỏe người tiêu dùng. Một số nhóm hàng có thể bị hạn chế hoặc cấm như:

• Thực phẩm tươi sống, thực phẩm không rõ nguồn gốc.
• Đồ uống có cồn, thuốc lá, sản phẩm có chứa chất cấm.
• Thiết bị điện tử chưa được chứng nhận tiêu chuẩn kỹ thuật.
• Các mặt hàng dễ gây cháy nổ, chất nguy hiểm.

2.2. Thủ tục hải quan phức tạp

Khi gửi hàng sang Nhật, bạn cần chuẩn bị:

• Hóa đơn thương mại (Invoice).
• Phiếu đóng gói (Packing list).
• Giấy chứng nhận xuất xứ (CO).
• Giấy phép nhập khẩu nếu hàng thuộc diện kiểm soát đặc biệt.

Thủ tục khai báo cần đầy đủ và chính xác để tránh bị kiểm tra hoặc giữ hàng.

2.3. Chi phí vận chuyển và thuế nhập khẩu

• Chi phí gửi hàng tận tay thường cao hơn do bao gồm vận chuyển quốc tế, vận chuyển nội địa Nhật, bảo hiểm hàng hóa, và dịch vụ làm thủ tục.
• Người nhận có thể phải chịu thuế nhập khẩu và VAT tùy theo loại hàng và giá trị hàng hóa.

2.4. Đóng gói và bảo quản hàng hóa

Hàng hóa dễ vỡ, hàng điện tử, hoặc hàng hóa có giá trị cần được đóng gói kỹ càng để tránh hư hại trong quá trình vận chuyển đường dài. Đóng gói đúng chuẩn cũng giúp tăng khả năng qua hải quan nhanh chóng hơn.

2.5. Thời gian vận chuyển

• Vận chuyển hàng tận tay thường mất từ 5 – 15 ngày tùy theo phương thức (hàng không nhanh hơn, đường biển lâu hơn).
• Các yếu tố khách quan như thời tiết, dịch bệnh, kiểm tra hải quan có thể ảnh hưởng đến tiến độ giao hàng.

3. Quy trình gửi hàng tận tay sang Nhật chi tiết

Bước 1: Xác định loại hàng hóa và kiểm tra quy định nhập khẩu

Trước tiên, bạn cần xác định rõ loại hàng hóa muốn gửi có được phép nhập khẩu vào Nhật hay không. Có thể liên hệ với cơ quan hải quan Nhật hoặc đơn vị vận chuyển để được tư vấn chính xác.

Bước 2: Chuẩn bị giấy tờ và đóng gói hàng hóa

• Chuẩn bị đầy đủ hóa đơn, chứng từ liên quan.
• Đóng gói hàng hóa chắc chắn, sử dụng vật liệu chống sốc, chống ẩm, dán nhãn dễ vỡ nếu cần.

Bước 3: Lựa chọn đơn vị vận chuyển uy tín

• Chọn các công ty vận chuyển chuyên tuyến Việt – Nhật có kinh nghiệm gửi hàng tận tay.
• Đơn vị vận chuyển sẽ hỗ trợ làm thủ tục hải quan, bảo hiểm hàng hóa và giao hàng tận nơi.

Bước 4: Giao hàng cho đơn vị vận chuyển và ký hợp đồng dịch vụ

• Bàn giao hàng tại kho hoặc địa điểm thỏa thuận.
• Ký hợp đồng vận chuyển, làm các thủ tục cần thiết.

Bước 5: Theo dõi quá trình vận chuyển và nhận hàng

• Sử dụng mã tracking để theo dõi hành trình hàng hóa.
• Liên hệ đơn vị vận chuyển khi có vấn đề phát sinh.
• Người nhận tại Nhật nhận hàng tận tay theo địa chỉ đã đăng ký.

4. Mẹo giúp gửi hàng tận tay sang Nhật nhanh chóng, an toàn

• Không gửi hàng cấm hoặc hàng bị hạn chế.
• Đóng gói chuyên nghiệp, tránh hư hỏng.
• Chuẩn bị giấy tờ đầy đủ, chính xác.
• Chọn đơn vị vận chuyển có dịch vụ hỗ trợ hải quan và bảo hiểm hàng hóa.
• Lên kế hoạch gửi hàng sớm, tránh các mùa cao điểm vận chuyển.
• Theo dõi sát tiến trình vận chuyển để kịp thời xử lý sự cố.

5. Những lưu ý về chi phí khi gửi hàng tận tay sang Nhật

• Giá cước vận chuyển phụ thuộc vào loại hàng, trọng lượng, kích thước và phương thức vận chuyển (hàng không thường đắt hơn đường biển).
• Phí làm thủ tục hải quan, phí giao nhận tại Nhật cũng cần tính toán.
• Thuế nhập khẩu và VAT có thể do người nhận chịu, tùy theo giá trị và loại hàng.
• Một số đơn vị vận chuyển cung cấp dịch vụ trọn gói, giá rõ ràng, giúp bạn dự toán dễ dàng hơn.

6. Kết luận

Gửi hàng tận tay sang Nhật không hề khó nếu bạn hiểu rõ quy trình, nắm vững các quy định và lựa chọn được đơn vị vận chuyển uy tín, chuyên nghiệp. Đây là giải pháp an toàn, tiện lợi, giúp hàng hóa đến tay người nhận một cách nhanh chóng và hiệu quả.